Dokumentų valdymo sistemos pranašumai bankų sektoriui

Bankų sektorius – viena iš pagrindinių rinkų, turinčių didelį augimo potencialą IT investicijų srityje. Tai nestebina, ypač atsižvelgiant į didžiulį kiekį kasdien šiose įstaigose atliekamų operacijų ir jų pastangas optimizuoti procesus. Tačiau nepaisant visų technologinių naujovių, didžioji dalis vidinės ir išorinės komunikacijos tiek su kitais bankų skyriais, tiek su klientais vis dar vyksta naudojant popierių, kas nėra ekonomiška ar ekologiška. Todėl efektyvesnis dokumentų valdymas tapo vienu pagrindiniu bankų tikslų. Nesvarbu, ar būtina supaprastinti pagrindinius procesus, ar užtikrinti naujus standartus, DVS įdiegimas – būtinas sklandžiam bet kurios finansų įstaigos darbui.

Pagrindiniai dokumentų valdymo sistemos įdiegimo pranašumai

Trumpai tariant, tai programinė įranga, diegiama visos organizacijos mastu. Ji kurta palengvinti darbą, susijusį su dokumentų rengimu ir tvarkymu: saugojimu, tvirtinimu, registravimu ir daugiau. Bet tai ne vienintelis dalykas, ką gali atlikti ši sistema – taip pat įdiegiamas elektroninis parašas, intranetas, priminimai ir dar daugiau kitokių naudingų funkcijų. Norėdami sužinoti daugiau apie DVS funkcionalumą, spauskite čia. O štai keli dokumentų valdymo sistemos įdiegimo pranašumai:

Finansinė nauda. Tvarkant ir siunčiant tūkstančius dokumentų, pareiškimų ir pranešimų, finansų įstaigoms reikia didelių lėšų ne tik popieriui, bet ir kitoms kanceliarinėms prekėms. Atsisakius popieriaus, natūralu, kad reikės įsigyti ir mažiau biuro priemonių (rašiklių, segiklių, segtuvų ir t. t.) – biudžetas, skirtas šioms būtinybėms, dabar gali būti panaudojamas kitokiais, naudingesniais tikslais.

    Sutaupomas tiek darbuotojų, tiek klientų laikas. Popierinių dokumentų tvarkymas reiškia, kad reikia naudoti išteklius daugybei rankiniu būdu atliekamų užduočių, pavyzdžiui, ataskaitų spausdinimui, jų pernešimui atsakingiems asmenims, siuntimui ir t. t. Naudojant dokumentų valdymo sistemą, sutaupomas didžiulis kiekis popieriaus, o taip pat ir nebelieka būtinybės viską tvarkyti, daryti ranka. Reikiamus dokumentus galima lengvai ir greitai paruošti kompiuteriu pagal šabloną – telieka juos išsiųsti keliais mygtukų paspaudimais. Taip darbuotojai gali imtis rimtų užduočių ir laiku pateikti reikiamą informaciją klientams, greičiau patvirtinti ir išmokėti kreditus.

Užtikrinamas reglamentų laikymasis. Visi bankai privalo laikytis teisinių normų, neatsilikti nuo šioje srityje vykstančių nuolatinių pokyčių. Tai gali pasirodyti sunku, ypač, kai dauguma dokumentų rengiami popieriniu formatu, daugybės skirtingų asmenų. DVS sistemoje galite nustatyti griežtas taisykles ir terminus, kuriuos turi atitikti ruošiami failai, o apie naujus reglamentus pranešti darbuotojams per intranetą. Dokumentai, neatitinkantys reikalavimų, eliminuojami.

  Patogesnis ir greitesnis auditas. Finansų įstaigos atlieka vidaus ir išorės auditus siekdamos įsitikinti, kad laikosi atitinkamų taisyklių ir tiksliai tvarko visų finansinių operacijų apskaitą. Natūralu, kai tai darant rankiniu būdu, auditai užtrunka ir pareikalauja itin didelio atsakingų asmenų dėmesio. Tačiau pritaikius dokumentų valdymo sistemą, tai galima atlikti žymiai efektyviau ir be klaidų – ši programinė įranga leidžia stebėti visas atliekamas operacijas, procesus, net tikrinti dokumentų versijas ir kas buvo su jomis atliekama.

Optimizuoti procesai. Tvarkant dokumentus elektroniniu būdu, judriau ir produktyviau paskirstomas kiekvieno darbuotojo darbo srautas. Visą reikiamą informaciją ir failus jie gali lengvai rasti DVS esančioje centralizuotoje dokumentų saugykloje, o užduotys atliekamos pagal nustatytus standartus – taip pastebimai sumažinamas klaidų kiekis.

   Nauda aplinkai. Perėjimas prie elektroninės dokumentų sistemos taip pat turi akivaizdžią naudą aplinkai. Kuo mažiau popieriaus sunaudojama, tuo mažiau nukertama medžių ir taip saugoma gamta, jos ištekliai.

Bankų sektorius pasižymi itin dideliais kasdien tvarkomų, rengiamų dokumentų kiekiais. Vien dėl šios priežasties finansų įstaigoms verta įsidiegti sistemą, kuri palengvina visus darbus. Tinkama programinė įranga sumažins laiką, praleistą prie dokumentų, ir leis tobulinti procesus, operacijas, siekti geresnio klientų aptarnavimo ir duomenų saugos.

Užsak. Nr.2020/42.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas.

Suskaičiuokite teisingai (apsauga nuo robotų): *

Visi naujausi straipsniai

Menininkė unikaliai pavaizdavo internetą 

Žinoma menininkė Jolita Vaitkutė trimis meniniais kūriniai pavaizdavo internetą – naudodama namuose randamus daiktus ji įkūnijo su kokiomis savybėmis jai siejasi naujos kartos 5G internetas. Neįprasta, nauja forma lietuvių kūrėja perteikė namų interneto greitį ir stabilumą. „Užduotis pavaizduoti internetą buvo sunki. Juk internetas mums – būtinas, tačiau jo apčiuopti ar pamatyti negalime. Dažnai internetą priimame kaip duotybę – kad jis tiesiog yra. Visgi jam dingus vos akimirkai, iškart jo pasigendame. Kurdama ieškojau formų kaip perteikti svarbiausias interneto savybes – tam

Sekmadienį – į muziejų nemokamai

2023-aisiais, kaip ir ankstesniais metais, Kultūros ministerijai pavaldūs muziejai kiekvieną paskutinį mėnesio sekmadienį kviečia lankytojus apžiūrėti savo nuolatines ekspozicijas nemokamai. Lankytojų taip pat lauks Kernavės archeologinės vietovės muziejus. Pirmoji tokia proga – jau šį sekmadienį, sausio 29 d. „2022 metais nemokamo muziejų lankymo paskutinį kiekvieno mėnesio sekmadienį galimybe pasinaudojo 336 251 lankytojas. Tai gerokai daugiau nei 2021-aisiais ir 2020-aisiais, kai lankytojų skaičius svyravo apie 200 tūkst. kasmet. Tiesa, reikia atsižvelgti į tai, kad tai buvo vadinamieji pandeminiai metai ir dėl

Dėl potvynio kai kuriuose valstybinės reikšmės keliuose draudžiamas eismas

Dėl spartaus vandens lygio kilimo Lietuvos vakarinėje dalyje daugėja apsemtų valstybinės reikšmės kelių. Potvynio metu pablogėja ne tik kelio dangos konstrukcija, bet ir kyla pavojus patiems eismo dalyviams. Būtent todėl šiuo metu maždaug 37-38 km valstybinės reikšmės rajoninių kelių ruožuose dėl apsėmimo yra ribojamas eismas. Vieni kelių ruožai yra pravažiuojami, kituose eismas draudžiamas. Dėl padidėjusio vandens kiekio Lietuvos vakarinėje dalyje apsemti 16 valstybinės reikšmės rajoninių kelių ruožai, kuriais draudžiamas eismas. Didžiausias – 60 centimetrų  – vandens gylis nustatytas rajoniniame kelyje

Projektų valdymo programos

Projektų valdymo programomis valdomi tam tikro proceso rinkiniai, kuriais siekiama didesnio masto efektyvumo. Projektų valdymas apima atskirų užduočių koordinavimą, o programos valdymas yra susijusių sugrupuotų projektų koordinavimas. Projektai sujungiami į programą, kai tokio rinkinio valdymo nauda yra didesnė atskirų vienetų valdymą. Susijusi sąvoka yra projektų portfelio valdymas – metodas, skirtas organizacijoms valdyti ir įvertinti daugybę projektų sugrupuojant juos į strateginius portfelius. Tada analizuojamas portfelių bendras efektyvumas, jų įvertinimai lyginami su faktinėmis išlaidomis, ar jie atitinka didesnius strateginius organizacijos tikslus. Taigi,

Taip pat skaitykite