Dokumentų valdymo sistemos pranašumai bankų sektoriui

Bankų sektorius – viena iš pagrindinių rinkų, turinčių didelį augimo potencialą IT investicijų srityje. Tai nestebina, ypač atsižvelgiant į didžiulį kiekį kasdien šiose įstaigose atliekamų operacijų ir jų pastangas optimizuoti procesus. Tačiau nepaisant visų technologinių naujovių, didžioji dalis vidinės ir išorinės komunikacijos tiek su kitais bankų skyriais, tiek su klientais vis dar vyksta naudojant popierių, kas nėra ekonomiška ar ekologiška. Todėl efektyvesnis dokumentų valdymas tapo vienu pagrindiniu bankų tikslų. Nesvarbu, ar būtina supaprastinti pagrindinius procesus, ar užtikrinti naujus standartus, DVS įdiegimas – būtinas sklandžiam bet kurios finansų įstaigos darbui.

Pagrindiniai dokumentų valdymo sistemos įdiegimo pranašumai

Trumpai tariant, tai programinė įranga, diegiama visos organizacijos mastu. Ji kurta palengvinti darbą, susijusį su dokumentų rengimu ir tvarkymu: saugojimu, tvirtinimu, registravimu ir daugiau. Bet tai ne vienintelis dalykas, ką gali atlikti ši sistema – taip pat įdiegiamas elektroninis parašas, intranetas, priminimai ir dar daugiau kitokių naudingų funkcijų. Norėdami sužinoti daugiau apie DVS funkcionalumą, spauskite čia. O štai keli dokumentų valdymo sistemos įdiegimo pranašumai:

Finansinė nauda. Tvarkant ir siunčiant tūkstančius dokumentų, pareiškimų ir pranešimų, finansų įstaigoms reikia didelių lėšų ne tik popieriui, bet ir kitoms kanceliarinėms prekėms. Atsisakius popieriaus, natūralu, kad reikės įsigyti ir mažiau biuro priemonių (rašiklių, segiklių, segtuvų ir t. t.) – biudžetas, skirtas šioms būtinybėms, dabar gali būti panaudojamas kitokiais, naudingesniais tikslais.

    Sutaupomas tiek darbuotojų, tiek klientų laikas. Popierinių dokumentų tvarkymas reiškia, kad reikia naudoti išteklius daugybei rankiniu būdu atliekamų užduočių, pavyzdžiui, ataskaitų spausdinimui, jų pernešimui atsakingiems asmenims, siuntimui ir t. t. Naudojant dokumentų valdymo sistemą, sutaupomas didžiulis kiekis popieriaus, o taip pat ir nebelieka būtinybės viską tvarkyti, daryti ranka. Reikiamus dokumentus galima lengvai ir greitai paruošti kompiuteriu pagal šabloną – telieka juos išsiųsti keliais mygtukų paspaudimais. Taip darbuotojai gali imtis rimtų užduočių ir laiku pateikti reikiamą informaciją klientams, greičiau patvirtinti ir išmokėti kreditus.

Užtikrinamas reglamentų laikymasis. Visi bankai privalo laikytis teisinių normų, neatsilikti nuo šioje srityje vykstančių nuolatinių pokyčių. Tai gali pasirodyti sunku, ypač, kai dauguma dokumentų rengiami popieriniu formatu, daugybės skirtingų asmenų. DVS sistemoje galite nustatyti griežtas taisykles ir terminus, kuriuos turi atitikti ruošiami failai, o apie naujus reglamentus pranešti darbuotojams per intranetą. Dokumentai, neatitinkantys reikalavimų, eliminuojami.

  Patogesnis ir greitesnis auditas. Finansų įstaigos atlieka vidaus ir išorės auditus siekdamos įsitikinti, kad laikosi atitinkamų taisyklių ir tiksliai tvarko visų finansinių operacijų apskaitą. Natūralu, kai tai darant rankiniu būdu, auditai užtrunka ir pareikalauja itin didelio atsakingų asmenų dėmesio. Tačiau pritaikius dokumentų valdymo sistemą, tai galima atlikti žymiai efektyviau ir be klaidų – ši programinė įranga leidžia stebėti visas atliekamas operacijas, procesus, net tikrinti dokumentų versijas ir kas buvo su jomis atliekama.

Optimizuoti procesai. Tvarkant dokumentus elektroniniu būdu, judriau ir produktyviau paskirstomas kiekvieno darbuotojo darbo srautas. Visą reikiamą informaciją ir failus jie gali lengvai rasti DVS esančioje centralizuotoje dokumentų saugykloje, o užduotys atliekamos pagal nustatytus standartus – taip pastebimai sumažinamas klaidų kiekis.

   Nauda aplinkai. Perėjimas prie elektroninės dokumentų sistemos taip pat turi akivaizdžią naudą aplinkai. Kuo mažiau popieriaus sunaudojama, tuo mažiau nukertama medžių ir taip saugoma gamta, jos ištekliai.

Bankų sektorius pasižymi itin dideliais kasdien tvarkomų, rengiamų dokumentų kiekiais. Vien dėl šios priežasties finansų įstaigoms verta įsidiegti sistemą, kuri palengvina visus darbus. Tinkama programinė įranga sumažins laiką, praleistą prie dokumentų, ir leis tobulinti procesus, operacijas, siekti geresnio klientų aptarnavimo ir duomenų saugos.

Užsak. Nr.2020/42.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas.

Suskaičiuokite teisingai (apsauga nuo robotų): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.

Visi naujausi straipsniai

Dėl piktnaudžiavimų paspirtukų priemonė peržiūrima iš esmės

Aplinkos ministerija už sunaikintus taršius automobilius skatins rinktis ilgalaikį viešojo transporto bilietą arba naudotis dalijimosi paslaugomis. Iki šiol galiojusi tvarka, kuri leido vietoje sunaikinto taršaus automobilio įsigyti kelis dviračius ar paspirtukus, bus iš esmės peržiūrėta. Aplinkos viceministrė Gintarė Krušnienė atkreipia dėmesį, kad pernykštė subsidija ne tik sukūrė piktnaudžiavimo precedentų, bet ir pradėjo pūsti dviračių ir paspirtukų kainas rinkoje, todėl už alternatyvius keliavimo būdus brangiau mokėti priversti visi kiti gyventojai. Paraiškas vertinanti ir subsidijas pervedanti Aplinkos projektų valdymo agentūra sulaukė pardavėjų

Daugiau dirbančių savarankiškai turės teisę gauti 260 eurų išmoką

Vyriausybei paskelbus karantiną, dalies savarankiškai dirbančių asmenų veikla nėra ribojama ir jie gali tęsti darbą, tačiau dėl partnerių apribotos veiklos susiduria su finansiniais sunkumais. Jei į VMI skelbiamą Savarankiškai dirbančių asmenų, nukentėjusių dėl COVID-19 ribojimų, sąrašą nepatekusio asmens pajamos per pandemiją sumažėjo 30 proc., į fiksuoto dydžio išmoką pretenduoti jis galės. „Kadangi finansinių sunkumų patiria ir tie savarankiškai dirbantys asmenys, kurių veikla antro karantino metu nėra apribota, tokius atvejus vertinsime individualiai, o labiausiai nukentėję nuo pandemijos valstybės paramos būtinai sulauks“,

Lietuvos pašte pradeda veikti išmanusis skirstymas. Ką svarbu žinoti?

Kovo 1-oji diena svarbi diena Lietuvos paštui – naujajame Vilniaus logistikos centre pilnai pereinama prie išmanaus skirstymo. Nuo šiol didžioji dalis siuntų bei laiškų yra skirstoma automatizuotai, skirstymas tapo centralizuotu. Ilgainiui skirstymo procesas bus 2–3 kartus spartesnis, gerės pašto paslaugų kokybė, pasitaikys mažiau klaidų. Šie modernūs pokyčiai palies ir vietinių pašto skyrių veiklą. Kas keičiasi gyventojams? „Mums rūpi, kad kiekvienas Lietuvos gyventojas galėtų siųsti ir gauti patogiai, greitai, patikimai. Automatizuotas skirstymas yra ilgai lauktas pokytis, kuris leis užtikinti ne tik

Nemokami VDU kursai abiturientams padės užtikrintai „nerti į egzaminus“

Vytauto Didžiojo universitetas (VDU) nuo kovo 15-osios kviečia abiturientus į parengiamuosius lietuvių kalbos, matematikos, geografijos ir lenkų, istorijos, biologijos ir kitų mokslų nemokamus kursus, padėsiančius pasiruošti artėjantiems brandos egzaminams. Nuotoliniu būdu vyksiančiuose kursuose abiturientai turės galimybę gauti naudingos informacijos iš dėstytojų, rasti atsakymus į iškilusius klausimus, diskutuoti bei pasitikrinti savo sukauptas žinias. Pagal VDU pranešimą, kursai vyks šešias savaites Universiteto nuotolinių studijų interaktyvioje platformoje, kurioje kas savaitę bus gilinamasi į skirtingo dalyko specifiką. Su abiturientais dirbs vieni geriausių savo sričių ekspertai, kurie

Taip pat skaitykite